Applicant Privacy Notice

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Effective Date: September 2021

This Applicant Privacy Notice (“Applicant Notice”) informs individuals applying for or interested in applying for a role at Cox Enterprises, Inc. or one of its affiliates, (collectively the “Company” or “we” or “us”), of the categories of personal information we collect and the purposes for which we use such personal information through our Talent Community and Applicant Tracking System (the “Site”), including through a recruiter, to facilitate your job application (“Applicant Personal Information”). If any provision below conflicts with a legal requirement, the Company will comply with the applicable law. This Applicant Notice should be read in association with all other Company policies that govern the Company websites, including the Cox Privacy Policy.

I. COLLECTION AND USE OF PERSONAL INFORMATION

The Company may collect, store, use, and disclose Applicant Personal Information for business purposes consistent with applicable laws. Where the Company transfers Applicant Personal Information to third parties, such as our service providers, it does so for the same business purposes described below and, where appropriate, requires that such parties maintain its confidentiality and maintain appropriate systems and processes to ensure its security and protection.

We may collect and use the following categories of Applicant Personal Information about you to manage your application:

APPLICANT PERSONAL INFORMATION

Types of information we may collect

Personal Identifiers such as your name, home address, telephone/cellphone numbers, email address, national identification number (i.e., Social Security Number)*, and/or other similar identifiers.

Employment-Related Information and Qualifications such as education history, awards, qualifications, certificates, licenses, and any other information you choose to provide in your resumes and/or applications or that is publicly available.

Automatically Collected Information about your connection to the Internet, including your IP address.

To the extent permitted by applicable law, inferences may be drawn from the Applicant Personal Information listed in the categories above to identify certain correlations between job applicants and job success. This may include information that reflects your preferences, behavior, attitudes, intelligence, abilities, and aptitudes.

*Company will not intentionally use or disclose employee national identification number (i.e., Social Security Number).  If required by applicable local law, Company will not mandate the disclosure of your national identification number.

Why we collect and use it

To Facilitate Your Job Applicant.

As permitted by local law, Company may use your information to open and maintain your application records; communicate with you regarding your interest in working at Company; confirm eligibility, qualification, and background checks; maintain business records to meet the Company’s retention policy; assess your personal and professional development; and comply with applicable local law related to labor, employment, and equal employment opportunity.

To Provide Additional Information.

To provide information regarding employment at Company that may be of interest to you based upon your stated areas of interest, including providing you with additional job opportunities.

Note:

Any information you submit must be true, complete, not misleading and you must have the lawful right to provide it.  If not, this may lead to a rejection of your application during the application process or, if you are employed by the Company, disciplinary action up to immediate dismissal. If you intend to provide us with details of a reference or any other third party as part of your résumé, it is your responsibility to obtain consent from that third party prior to sharing their personal information to us. If you become an employee, any personal information that you submit may become part of your employment record and may be used for other employment/work-related purposes as permitted by applicable local law.

II. ADDITIONAL PURPOSES FOR USING APPLICANT PERSONAL INFORMATION

In addition to the uses set forth above, the Company may use and share the categories of Applicant Personal Information identified:

  • To comply with applicable legal and regulatory requests and obligations (including investigations).
  • To establish or defend legal claims and allegations.
  • For security or the prevention, detection, or investigation of fraud, suspected or actual illegal activity, violations of company policy or rules, or other misconduct.
  • To seek advice from lawyers, auditors, and other professional advisers.
III. COMMUNICATIONS

You can elect to unsubscribe from certain promotional communications (emails or text messaging) from Company at any time either by following the instructions provided in a Company email to click on the unsubscribe link or by changing the marketing communication preferences settings in your account. Please note that if you enrolled in the Site using more than one email address or telephone number, you will need to submit a separate unsubscribe request for each. Even if you unsubscribe from receiving certain types of communications, Company may, subject to applicable law, continue to send you non-promotional communications, such as those about the position for which you applied or may be interested in applying, similar job opportunities at Company, or communications relevant to your use of the Site. If you would like to completely deactivate your account, please opt-out of receiving any future communications from Company by changing your marketing communication preferences in your Site account or by contacting us at privacy@coxinc.com.

IV. DATA RETENTION

The Company shall retain, or securely delete, destroy or anonymize Applicant Information consistent with the Company’s data retention obligations and policies, and any applicable legal or regulatory obligations or for the period of time permitted by applicable law. The Applicant Personal Information you provide may be retained and used to consider whether your skills are suitable for other opportunities with the Company. Note that Company may delete personal information about you at any time (including your résumé). Therefore, please retain your own copy of any personal information that is provided to us during the application process.

V. CHANGE IN STATEMENT

We reserve the right to amend this Applicant Notice at any time without advance notice in order to address future developments of Company, the Site or changes in industry or legal trends. We will post the revised Notice on the Site. Any changes will become effective upon the posting of the revised Applicant Notice on the Site. By continuing to use the Site following such changes, you will be deemed to have agreed to such changes. If you do not agree with the terms of this Notice, in whole or part, you can choose to not continue to use the Site.


Français

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DES POSTULANTS 

Le présent Avis de confidentialité des postulants (« Avis aux postulants ») informe les personnes qui postulent ou qui aimeraient postuler pour un poste chez Cox Enterprises, Inc. ou l’une de ses sociétés affiliées, (collectivement, la « Société » ou « nous » ou « notre ») des catégories des renseignements personnels que nous recueillons et des fins pour lesquelles nous utilisons ces renseignements personnels par l’entremise de notre Communauté de talents et de notre Système de suivi des postulants (le « Site »), y compris par l’entremise d’un recruteur, pour faciliter votre demande d’emploi (« Renseignements personnels du postulant »). Si une disposition ci-dessous entre en conflit avec une exigence juridique, la Société se conformera à la loi applicable. Le présent Avis aux postulants doit être lu en conjonction avec l’ensemble des autres politiques de la Société qui régissent les sites Web de la Société, y compris la Politique de confidentialité de Cox.

I. COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Société peut recueillir, stocker, utiliser et divulguer les Renseignements personnels des Postulants à des fins commerciales conformément aux lois applicables. Lorsque la Société transfère des Renseignements personnels sur les Postulants à des tiers, comme nos fournisseurs de services, elle le fait aux mêmes fins commerciales décrites ci-dessous et, le cas échéant, exige que ces parties conservent leur confidentialité et maintiennent des systèmes et des processus appropriés pour assurer leur sécurité et leur protection.

Nous pouvons recueillir et utiliser les catégories suivantes d’Renseignements personnels dur les Postulants à votre sujet pour gérer votre demande:

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES POSTULANTS

Types d’renseignements que nous pouvons recueillir

Identifiants personnels tels que votre nom, votre adresse résidentielle, vos numéros de téléphone/cellulaire, votre adresse de courriel, votre numéro d’identification national (c.-à-d., votre numéro de sécurité sociale)* et/ou d’autres identifiants similaires.

Renseignements liés à l’emploi et qualifications, comme les études, les récompenses, les qualifications, les certificats, les licences et toute autre information que vous choisissez de fournir dans votre curriculum vitae et/ou vos demandes d’emploi ou qui est accessible au public.

Renseignements recueillis automatiquement à propos de votre connexion à Internet, y compris votre adresse IP.

Dans la mesure permise par la loi, des déductions peuvent être tirées des renseignements personnels des postulants énumérés dans les catégories ci-dessus pour identifier certaines corrélations entre les postulants et la réussite de l’emploi. Cela peut inclure des renseignements qui reflètent vos préférences, votre comportement, vos attitudes, votre intelligence, vos capacités et vos aptitudes.

*La Société n’utilisera pas ou ne divulguera pas intentionnellement le numéro d’identification national de l’employé(e) (c.-à-d. le numéro de sécurité sociale).  Si la loi locale applicable l’exige, la Société n’imposera pas la divulgation de votre numéro d’identification national. 

Pourquoi nous les recueillons et les utilisons

Pour faciliter votre demande d’emploi.

Dans la mesure permise par la loi locale, la Société peut utiliser vos renseignements pour ouvrir et conserver vos dossiers de demande d’emploi; communiquer avec vous au regard de votre intérêt à travailler au sein de la Société; confirmer l’admissibilité, la qualification et les vérifications des antécédents; conserver les dossiers commerciaux pour respecter la politique de conservation de la Société; évaluer votre développement personnel et professionnel; et respecter les lois locales applicables liées au travail, à l’emploi et à l’égalité d’accès à l’emploi.

Pour fournir des renseignements supplémentaires.

Pour fournir des renseignements sur l’emploi au sein de la Société qui pourraient vous intéresser en fonction de vos domaines d’intérêt, y compris vous fournir d’autres possibilités d’emploi.

Remarque :

Toute information que vous soumettez doit être véridique, complète, non trompeuse et vous devez avoir le droit légal de les fournir.  Si ce n’est pas le cas, cela peut entraîner le rejet de votre demande pendant le processus de demande ou, si vous êtes employé(e) par la Société, des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement immédiat. Si vous avez l’intention de nous fournir des détails sur une référence ou toute autre tierce partie dans le cadre de votre curriculum vitae, il vous incombe d’obtenir le consentement de cette tierce partie avant de nous communiquer ses renseignements personnels. Si vous devenez un(e) employé(e), tout renseignement personnel que vous soumettez peut faire partie de votre dossier d’emploi et peut être utilisée à d’autres fins liées à l’emploi ou au travail, comme le permet la loi locale applicable.

II. AUTRES FINS POUR L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELES DES POSTULANTS 

En plus des utilisations énoncées ci-dessus, la Société peut utiliser et partager les catégories des renseignements personnels des postulants identifiés :

  • Pour se conformer aux demandes et obligations juridiques et réglementaires applicables (y compris les enquêtes).
  • Pour établir ou défendre des revendications juridiques et des allégations.
  • Pour la sécurité ou la prévention, la détection ou l’enquête sur la fraude, les activités illégales soupçonnées ou réelles, les violations de la politique ou des règles de la Société ou toute autre inconduite.
  • Pour demander conseil à des avocats, auditeurs et autres conseillers professionnels.
III. COMMUNICATIONS

Vous pouvez choisir de vous désabonner de certaines communications promotionnelles (courriels ou messages texte) de la Société à tout moment en suivant les instructions fournies dans un courriel de la Société pour cliquer sur le lien de désabonnement ou en modifiant les paramètres des préférences de communication marketing dans votre compte. Veuillez noter que si vous vous êtes inscrit(e) au Site en utilisant plus d’une adresse de courriel ou d’un numéro de téléphone, vous devrez soumettre une demande de désabonnement distincte. Même si vous vous désabonnez de certains types de communications, la Société peut, sous réserve des lois applicables, continuer à vous envoyer des communications non promotionnelles, comme celles concernant le poste pour lequel vous avez postulé ou auquel vous pourriez être intéressé(e) à postuler, des possibilités d’emploi similaires au sein de la Société ou des communications pertinentes à votre utilisation du Site. Si vous souhaitez désactiver complètement votre compte, veuillez refuser de recevoir des communications futures de la part de la Société en modifiant vos préférences de communication marketing dans votre compte du Site ou en nous contactant à privacy@coxinc.com.

IV. CONSERVATION DES DONNÉES

La Société conservera ou supprimera, détruira ou anonymisera de façon sécuritaire les renseignements sur les Postulants conformément aux obligations et politiques de conservation des données de la Société, ainsi qu’à toute obligation juridique ou réglementaire applicable ou pour la période permise par la loi applicable. Les renseignements personnels des Postulants que vous fournissez peuvent être conservées et utilisées pour déterminer si vos compétences conviennent à d’autres possibilités d’emploi au sein de la Société. Veuillez noter que la Société peut supprimer des renseignements personnels vous concernant à tout moment (y compris votre curriculum vitae). Par conséquent, veuillez conserver votre propre copie de toute information personnelle qui nous est fournie pendant le processus de demande.

V. MODIFICATION DE L’AVIS

Nous nous réservons le droit de modifier le présent Avis aux postulants à tout moment sans préavis afin de traiter les développements futurs de la Société, du Site ou des changements dans l’industrie ou les tendances juridiques. Nous publierons l’Avis révisé sur le Site. Toute modification entrera en vigueur dès la publication de l’Avis révisé des Postulants sur le Site. En continuant d’utiliser le Site à la suite de ces modifications, vous serez considéré(e) avoir accepté ces modifications. Si vous n’acceptez pas les conditions du présent Avis, en tout ou en partie, vous pouvez choisir de cesser d’utiliser le Site.

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